Vergadering voorbereiden: hoe doe je dat?

Geplaatst op 23-12-2022

Een goede voorbereiding is het halve werk. Maar wat zijn nou punten waar je rekening mee moet houden bij het voorbereiden van een vergadering? In deze blog lees je onmisbare tips die jou zullen helpen bij het houden van een vergadering. 

Bepaal het doel, plaats en tijd

Iedere vergadering moet een doel hebben. Vaak is deze gemakkelijk te bepalen aangezien je met een reden een vergadering wilt houden. Afhankelijk van de soort meeting kun je de plek bepalen waar de vergadering plaatsvindt. Is het een erg zakelijke meeting die meer dan een uur kan duren? Kies dan voor een rustgevende ruimte met genoeg ruimte voor een presentatie.    

 

Verstuur een uitnodiging voor de vergadering 

Misschien wel één van de belangrijkste voorbereidingen is ervoor zorgen dat iedereen op de hoogte is van de vergadering. Je kunt het zelf in je agenda zetten, maar het is tegenwoordig ook mogelijk om anderen (via de mail) uit te nodigen voor een meeting. Verzend deze ruim van tevoren en vergeet niet het adres en de tijd te vermelden! Daarbij kun je ook belangrijke punten opsommen zodat iedereen van de vergadering op de hoogte is van de zaken die je gaat bespreken. 

 

Presentatie- & schrijfmateriaal

Wanneer je een presentatie geeft of ontvangt, kan het voor sommigen prettig zijn om mee te schrijven. Zorg er daarom voor dat je voldoende schrijfmateriaal hebt. Als je een vergadering op een externe locatie geeft, kan het zijn dat je dit materiaal kunt aanvragen. 

 

Kom op tijd 

Het zou vervelend zijn wanneer je alles nog moet aansluiten op het moment dat iedereen er al is. Zorg er daarom voor dat je op tijd komt en de benodigde materialen ook controleert, zoals beeld en geluid. Start je presentatiescherm van tevoren even op en test de kabels waarmee je de computer wilt aansluiten. Dit komt niet alleen professioneler over, maar is ook prettig voor jezelf. 

 

Zorg voor drinken en eten tijdens het vergaderen

Een vergadering kost energie. Daarbij zijn mensen het meest gefocust als ze geen honger of dorst hebben. Daarom is het bij elke meeting belangrijk dat er water in de ruimte aanwezig is. Daarnaast is het vaak vanzelfsprekend om een kop koffie of thee te drinken. Wanneer je een meeting hebt tijdens eetmoment, dan zou je het zelfs kunnen combineren: lunch en vergadering in 1! 

 

Unieke vergaderruimtes 

Ben je op zoek naar een gave vergaderplek in de buurt van Almelo, Enschede, Rijswijk of Capelle aan den IJssel? Bekijk dan onze meetingrooms waar je met een gevarieerd aantal personen kunt vergaderen, van 2 tot wel 40 personen!  Wil je op de hoogte blijven van de nieuwste meetingrooms? Volg ons dan op Instagram of LinkedIn